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04. Juni 2019

Fünf Tipps für ein effektives Einzelgespräch mit Mitarbeitenden

Es klingt so einfach, "ein Gespräch zu führen". In der Praxis erweist sich dies jedoch oft als recht schwierig. Vor allem, wenn das Gespräch eine kritische Note erfordert. Wir haben fünf Tipps für das Gespräch zusammengefasst.

1. Vorbereitung
Bereiten Sie das Gespräch gut vor. Dies gilt sowohl für die Führungskraft als auch für die Mitarbeiter. Das bedeutet, dass eine konkrete Vereinbarung über Datum, Uhrzeit und Ort getroffen wird und sich beide Parteien auf das Treffen vorbereiten. Die Mitarbeiter müssen dafür wissen, welche Themen diskutiert werden (oder werden können). Geht es um Leistung oder können auch Themen wie Arbeitsbedingungen, Work-Life-Balance und Entwicklungsmöglichkeiten diskutiert werden? Dies muss vor dem Interview geklärt werden. Um die Leistung beurteilen zu können, muss klar sein, auf welchen Kriterien diese basiert. In der Regel gab es vorher eine Planungs- oder Zielbesprechung. Dabei wird festgehalten (SMART), was wann von wem erwartet wird. Diese bildet dann die Grundlage für das Fortschrittsgespräch. Werden die Ziele rechtzeitig und richtig erreicht?

Effektives Einzelgespräch mit Mitarbeitenden2. Ein echtes Gespräch führen
Das bedeutet Dialog. Aufeinander hören und aufeinander reagieren. Argumente austauschen. Es muss eine gleichberechtigte Diskussion sein, bei der es darum geht, was gut läuft, worauf Mitarbeiter stolz sind und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch. Stellen Sie sicher, dass sich die andere Person wirklich gehört fühlt. Solch ein Gespräch muss deshalb nicht in völliger Harmonie geführt werden, aber beide Parteien müssen die Möglichkeit haben, zu sagen, was ihnen unter den Nägeln brennt. Die Gesprächspartner müssen einander vertrauen und sich trauen wichtige Dinge zu äußern.

3. Ein ehrliches Gespräch führen
Niemand ist über alle Zweifel erhaben. Manchmal sind es kleine Dinge, die leicht zu beheben sind (eigentlich sollten diese Dinge zeitnah angesprochen werden, das ist Teil einer normalen Feedback-Kultur). Manchmal geht es jedoch auch um wichtige Fehler. Diese müssen dann besprochen werden. Die jeweilige Person muss wissen, dass sie Fehler gemacht hat, dass sie Ziele nicht erreicht hat, unwirksames Verhalten zeigt oder dass sie nicht genug tut etc. Gleichzeitig muss - in Absprache - geprüft werden, wie die Dinge besser oder anders gemacht werden können. Es gibt noch einen weiteren wichtigen Grund für dieses schwierige, ehrliche Gespräch: Wird eine Person wegen Fehlern entlassen, ist ein Kündigungsgrund erforderlich. Man muss nachweisen können, dass die Fehler (wiederholt) diskutiert wurden und dass Verbesserungsvorschläge gemacht wurden. Die Notizen des Einzelgesprächs können dann erforderlich sein. Dieser Tipp legt einen etwas einseitigen Schwerpunkt auf Fehler. Aber natürlich kann  auch die Methode des Managements oder die Art und Weise Feedback zu geben besprochen werden. Was kann die Führungskraft verbessern oder anders machen?

4. Absprachen (Vereinbarungen) treffen
Ein Fortschrittsgespräch soll ein gutes Gespräch sein, es ist jedoch nicht unverbindlich. Und es gibt auch vieles, was während des Gesprächs diskutiert werden kann. Neben der konkreten Leistung können auch Themen wie Entwicklungspunkte, Ambitionen, Wachstumschancen, Arbeitsbedingungen, Arbeitsdruck, Atmosphäre, Führungsrichtung, Motivation usw. diskutiert werden. Die diesbezüglichen Vereinbarungen sind zu protokollieren. Notieren Sie, wer was macht und wann. Auf diese Notizen kann bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt hingewiesen werden. Darüber hinaus gibt die Führungskraft Einblick in das Geschehen innerhalb der Organisation und zeigt optimalerweise Verbesserungsmöglichkeiten auf.

5. Nachverfolgung des Gesprächs
Vom Prozess her bedeutet dies, dass beide Parteien einen Bericht zum Gespräch genehmigen und unterzeichnen und in die Personalakte aufnehmen (achten Sie auf den Datenschutz!). Danach müssen die getroffenen Vereinbarungen weiterverfolgt werden. Wurde ein zweiter Bildschirm oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen versprochen? Wurde ein Kurs oder eine Schulung zugesagt? Muss ein Gespräch mit einem Teammitglied geführt werden? Muss der Arbeitsaufwand angepasst werden? Müssen Aufgaben übertragen werden? Wurde eine Änderung der Funktion gewünscht? Regelmäßig loben? In all diesen Bereichen müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Beide Seiten können sich gegenseitig hierzu ansprechen.

 

Ein Fortschrittsgespräch wird manchmal als ein "Muss" angesehen, eine schwierige Unterbrechung der täglichen Aktivitäten. Es ist jedoch ein entscheidendes Gespräch sowohl für das Unternehmen, die Führungskraft als auch für die Mitarbeitenden. Es ist sowohl eine Bewertung als auch ein Moment, um nach vorne zu schauen. Ein gutes Fortschrittsgespräch kann zu produktiven und motivierten Beschäftigten führen, die für ihre Aufgaben gerüstet sind. Jetzt und in Zukunft.

Ergebnisse von einem 360 Grad Feedback sollten in einem Einzelgespräch detailiert besprochen werden. Auch ein Persönlichkeitsbericht (wie z.B. vom Reflector Big Five) und die damit zusammenhängenden Vorlieben für einzelne Kompetenzen könnten Thema in einem effektiven Einzelgespräch sein.

Kontaktieren Sie uns gerne zu Einsatzmöglichkeiten des Reflector 360 oder des Reflector Big Five Personality 


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